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Virtuelle Poststelle

1. Zugangseröffnung für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

 

In der Gemeinde Bissendorf ist die elektronische Kommunikation für Verwaltungsverfahren eröffnet. Sie verwendet dafür als virtuelle Poststelle das Produkt "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach" (EGVP). Mit diesem Produkt besteht die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen und vertraulichen (verschlüsselten) elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung.

 

Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 1 Niedersächsisches Verwaltungsverfahrensgesetz (NVwVfG) in Verbindung mit § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

 

Die Gemeinde Bissendorf eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Grundsätze und Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die elektronische Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung gelten.

 

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

 

2.1 Formfreie Vorgänge

 

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig.

 

Formfreie Vorgänge oder Anfragen können per E-Mail an alle veröffentlichten bzw. auf den in Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen der Gemeindeverwaltung Bissendorf geschickt werden.

 

Verschlüsselte und/ oder signierte E-Mail im Rahmen von formfreien Vorgängen

 

Die Einrichtungen und Beschäftigten der Gemeindeverwaltung Bissendorf nehmen aus technischen und organisatorischen Gründen derzeit keine verschlüsselten oder signierten E-Mails entgegen. Die Sicherung der Vertraulichkeit von Informationen ist beim Versand per E-Mail nicht gewährleistet. Sollen zur Sicherung der Vertraulichkeit Informationen elektronisch verschlüsselt und/oder signiert an die Gemeindeverwaltung Bissendorf gesendet werden, so ist dafür das das Programm EGVP zu verwenden. Das Programm steht kostenfrei unter www.egvp.de zum Download zur Verfügung.

 

2.2 Formgebundene Vorgänge

 

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie an die entsprechende Adresse der Gemeindeverwaltung Bissendorf rechtsverbindlich und sicher elektronisch schicken. Für den Empfang von verschlüsselten und/oder signierten Vorgängen oder Anfragen hat die Gemeindeverwaltung Bissendorf "eine Elektronische Poststelle" (Eingangsstelle) über die technische Plattform EGVP eröffnet.

 

Rahmenbedingungen für die Nutzung von EGVP: Dateiformate

 

Da nicht alle Datei-Formate in der Gemeinde Bissendorf bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung derzeit auf folgende Formate beschränkt (andere Formate nur auf Rückfrage):

 

Acrobat Reader - Version 6.0 und aufwärts
Microsoft Office - Version 2003 und abwärtskompatibel
openOffice - Version 2.0 und abwärtskompatibel
Grafikformate - jpg, jpeg, gif, bmp
Sonstige - auf Anfrage

 

Die Gesamtgröße der Anhänge darf 10 MB nicht überschreiten.

 

Gepackte Dateien mit Endungen wie ZIP oder RAR sind wie auch Dateien mit der Endung EXE von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten wie MAKROS sind nicht zulässig.

 

Die Angabe einer vollständigen und richtigen Absenderadresse in der übermittelten Visitenkarte ist zwingend erforderlich. Die Verwendung eines Pseudonyms ist nicht zulässig.

 

Übersandte Vorgänge, die diesen Rahmenbedingungen nicht entsprechen, erlangen keine Rechtsverbindlichkeit. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Gemeindeverwaltung Bissendorf. Rückmeldungen können elektronisch oder wie bisher per Briefpost oder per Fax erfolgen.

 

Unterstützt werden vom EGVP alle in Deutschland gängigen qualifizierten Signaturkarten. Nicht unterstützt werden z.B. HBCI-Bank-Karten. Eine Auflistung der unterstützten Karten findet sich unter www.egvp.de.

 

EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach)

 

Für den Versand und den Empfang von verschlüsselten und/oder signierten Vorgängen oder Anfragen an die Gemeindeverwaltung Bissendorf ist das Programm EGVP zu nutzen.

 

Das Programm bietet die Möglichkeit, neben der Gemeindeverwaltung Bissendorf auch andere registrierte Behörden des Landkreises Osnabrück, der Länder Niedersachsen und Bremen, die Justiz- und Gerichtsbehörden sowie registrierte Verwaltungsbehörden, Rechtsanwälte, Notare und sonstige Personen zu erreichen.

 

Das Programm muss auf dem lokalen Personalcomputer eingerichtet werden. Es lässt sich nur installieren, wenn auf Ihrem Computer Java installiert wurde. Empfohlen wird das Runtime Environment (JRE). Die Einrichtung des für den Empfang von Nachrichten notwendigen elektronischen EGVP-Postfaches ist kostenlos. Für die Signierung (eigenhändige elektronische Unterschrift) sind zusätzlich eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät erforderlich. Die Signaturkarte ist durch eine persönliche Registrierung bei einem sogenannten Trust-Center erhältlich. Sollten bei der Entschlüsselung von Nachrichten Schwierigkeiten auftreten, erfolgt eine unmittelbare Rückmeldung
durch die Behörde.

 

Detaillierte Informationen zum EGVP gibt es unter www.egvp.de.

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